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如何做好军队涉密项目采购?采购代理机构告诉你

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人气:-发表时间:2019-06-28 08:53【

采购代理机构有时候会遇到军队涉密采购项目,涉密项目采购是指一个项目涉及一项或者多项保密要点,且该保密要点与新建、改建、扩建、装修、修缮、拆除、安装、调试、使用等的论证、勘察、设计、施工、监管和后续维保密不可分,从立项到采购,从合同到安装,从验收到售后,必须采取保密措施的采购项目。

军队涉密项目采购直接涉及国家和军队安全及军队秘密。对于涉密项目采购,由于《政府采购法》和《招标投标法》规定“不适用本法”,军队采购也没有细致的法规和明确的程序,加上很多单位谈密色变,致使出现保密需求和竞争机制之间的矛盾,导致自行采购和单一来源采购,失去集中采购优势,甚至出现一些利用涉密项目采购违规违法现象。为保证涉密项目采购顺利进行,防止腐败行为发生,应坚持保密、公平、公正、择优、信用的工作原则,建立内控制度,制定操作规程,依照规范程序,确保涉密采购活动公平、公正、依规进行。应重点抓好以下重点环节。

采购代理机构

一、在需求论证环节上

对涉密项目建设需求,除按规定的程序和要求进行项目论证外,还必须按照保密法律、法规、权限、依据、程序,同步做好涉密论证,确定立项报告、规划建议书等相关事项,以及绝密、机密和秘密等定密工作,特别是确定好保密要点,即属于国家秘密、需要采取保密管理措施的要素和内容,主要包括项目的位置、结构、建设标准、关键部位、使用材料、目的和用途等。

二、在计划编报环节上

对涉密项目采购,除按正常项目采购规定,严格依据前期论证和采购预算,按固定的格式、内容、时限等要求填报,连同质量技术指标参数一并报送采购管理部门。其中需求文件,主要由编制说明、采购计划明细表,以及技术规范、质量标准、设计图纸、验收条件和产品标样等技术文本或实物组成;采购需求计划中必须注明预算依据,通常包括采购项目名称、数量、预算金额、完成时限、采购方式建议和技术参数等,特别是要提报涉密论证报告和涉密等级,并注明需求计划编报、采购任务下达、供应商和评审专家选取、采购项目组织实施、采购合同签订、物资交装发运等采购活动及其产生的文件资料等,必须采取的保密防范措施。

三、在计划下达环节上

采购管理部门收到涉密项目采购需求,应当及时书面通知采购机构进行预研,开展市场调查,强调按照分级保护要求采取相应的安全保密防护措施。采购机构应当严格按照《保守国家秘密法实施条例》要求,在涉密环境下,进一步研究核对项目技术参数和图纸资料等,预编采购文件并按规定程序送审,或提出项目参数资料补充建议及采购组织、企业生产时限等情况说明。采购管理部门应当根据规定程序和要求,在采购机构预研基础上,完善补充好各类参数,并根据涉密采购项目秘密等级和保密需要,选择符合保密要求的采购方式。机密、绝密级采购项目,不得采用公开招标方式。

四、在具体采购环节上

(一)确定好采购人员。根据《保守国家秘密法》和《保守国家秘密法实施条例》相关规定,涉密项目采购从需求论证到计划编报,从计划下达到具体实施,每个环节在一定时间内只限一定范围人员知悉,都应有专门人员负责。采购机构要成立专门的部门和人员负责涉密项目采购、管理、维护等相关工作;并按照保密要求,除严格审查采购人员外,还必须配备单独的采购器材,建立独立的档案室。在项目启动前,应选派政治可靠的项目负责人,并对涉密人员进行项目前期情况交底和上岗前保密教育,做到知情况、明标准、懂技术、守规矩、尽职责。

(二)编制好采购文件。采购机构编制涉密采购项目文件,应当对涉密事项进行脱密处理。采购项目对供应商有保密资质要求的,应当在采购文件中予以明确。要根据采购任务和技术参数要求,按照统一的格式文本和规定的构成要素,编制采购文件,视情组织专家审核。采购文件必须明确保密资质要求,明确具体评审方法、评审标准,按规定设置评审价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对采购文件响应程度等要素权重,细化评价要素,注明各指标分值比例,量化计算方法,载明供应商质疑投诉渠道等内容。采购文件报批前,应当由采购机构保密委员会进行保密审查。采购项目可能涉密的信息大致有:一是采购人的基础信息涉密,如采购人的名称、地址、联系人、联系方式等;二是采购项目信息涉密,如采购产品的品名、种类、数量、用途、位置、技术参数等;三是采购过程中采购人和供应商通过现场踏勘、澄清、标前预备会等方式交换的信息涉密,如采购文件、澄清文件、标前会纪要等文件中含有保密信息,项目现场属于特殊保密区域,或投标文件中包含国家机密等。

(三)发布好采购公告。根据《保守国家秘密法》相关规定,涉密信息不能在互联网上传递,这就要求涉密项目采购不能在网上发布公告。为引导市场充分竞争,获得最优性价比产品(系统),根据军队采购管理规定,可以公开部分信息。在进行某些涉密项目采购时,可以利用限制参与供应商资格的方法实现保密与竞争之间的平衡。例如要求参与供应商必须具有国家保密局核发的《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书》,这既符合涉密要求,又满足了竞争的要求。军队采购信息发布应当依据涉密情况和涉密等级,选择发布媒体。其中,不涉密采购信息,在军队和地方媒体公开发布;秘密级采购信息,仅在军队相应涉密防护等级媒体范围发布;机密、绝密级采购信息不得公开发布。

(四)磷选好供应商。采购机构组织涉密采购项目,应当严格按照项目保密要求,选择具备相应保密资质的供应商,并与其签订保密协议,明确保密要求。通常有以下要求:一是严格遵守国家保密法规和军队保密要求,制定并严格落实保密管理制度,设置保密部门、配备保密人员,不得向无关人员透露涉密采购项目情况;二是涉密采购项目文档资料实行专人管理、专室专柜存放,定期销毁,不得擅自复制、留存;三是不得在联接互联网计算机中存储、处理或者传递涉密采购项目信息;四是不得通过普通电话、传真、快递等渠道传递涉密采购项目信息;五是不得将参与的涉密采购项目作为企业业绩进行宣传。供应商遵守保密规定情况应当作为军队供应商库管理的重要内容,一旦发现存有重大泄密隐患的,采购机构应当通知其整改,并及时监督检查。

(五)磷选好评审专家。采购机构组织涉密采购项目评审,应当优先选择军队评审专家。机密、绝密级采购项目,只选取军队评审专家。对参与涉密采购项目的评审专家签订保密协议,明确下列保密要求:一是严格遵守国家和军队保密法规,不得向无关人员透露涉密采购项目情况;二是不得在联接互联网计算机中存储、处理或者传递涉密采购项目信息;三是不得通过普通电话、传真、快递等渠道传递涉密采购项目信息;四是不得将参与的涉密采购项目作为个人业绩进行宣传。

(六)采取好保密措施。采购机构组织实施涉密采购项目,应当在招标大厅、评标室、谈判室等采购场所设置必要的保密设备,采取相应的保密措施,严禁无关人员随意出入;采购相关文件应当限制查阅范围,机密级(含)以上的采购项目,应当对参与该项目的评审专家、供应商和有关人员接触的内容作脱密处理。对招标现场要满足管理要求,满足保密介质、涉密计算机、涉密打印机、其它保密设备的管理要求,为现场项目实施和保密管理工作创造条件。还应配备专门的车辆,用于在资质单位保密室和项目实施现场传递保密介质,减少介质传递过程中丢失、遗漏的可能。

(七)确定好中标单位。评审人员应当严格依照采购文件明确的评审方法和评审标准,客观公正独立地提出评审意见并承担相应责任。评审过程中,采购机构应当加强评审现场管理,严格保密措施;任何人不得私下与外界联络;无关人员不得进出评审现场;评审全程录音录像,纪检人员全程监督。重大涉密采购项目评审,采购管理部门视情组织有关人员现场监督。

(八)签订好中标合同。采购机构或采购人应当依据采购文件、投标(报价)文件、评审报告和中标(成交)供应商的澄清承诺,与中标(成交)供应商签订合同,并明确保密要求。供应商遵守保密规定情况应当作为预中标的重要前提。

五、在项目建设环节上

在项目正式建设之前,就要求中标单位必须根据国家保密管理部门对涉密项目的定级材料,通过与建设单位的充分沟通,确定项目技术文档、管理信息、过程文件中的涉密内容及知悉范围。在这一过程中,应坚持“最小化原则”,以便于明晰管理重点,同时降低不必要的管理工作量。要按照国家保密管理部门及项目建设的要求,结合项目的实际情况,从项目保密管理机构、管理人员、管理流程等方面进行设计和规划,建设全覆盖的现场保密机制。项目完成后,要严格在保密环境下,指定(委托)的质检机构,按照合同约定组织质检验收,并出具接收报告单,做好监督记录,建立质检档案。其中,供应商存有重大泄密隐患的,应当通知其整改,不及时整改或者已经造成失泄密的,一经核实,除依法追究责任外,还应将相关供应商及法人代表列入不良供应商名单,取消其资格,并永久不得参加军队采购活动。

六、在档案管理环节上

采购机构在采购活动结束后,应当在保密环境下,严格按照真实、准确、完整和及时、安全、保密的要求,按年度分项目及时收集、整理、归档、组卷采购档案,并妥善保管。采购档案室应专人管理,采购资料档案主要包括:采购计划、采购方式变更记录、市场调查报告、实施方案、供应商资格预审表、供应商和评审专家抽取记录、招标文件、组织文件、投标文件、开标记录、评委打分表、评标报告、中标和未中标通知书、采购合同、验收记录、供应商质疑函及答复资料、投诉书及投诉处理决定书,以及采购过程中的领导批示、会议记录、电话记录,采购任务完成情况总结、报告等文件资料。确保档案文件在保密环境下管理。


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