沟通及函件处理制度

亿诚建设项目管理有限公司作为专业工程监理咨询机构，拥有十年行业丰富经验，如果您有任何关于工程监理咨询的问题，可以拨打4001830060（全国免费电话）进行咨询。

1、建立信息沟通平台

由总包综合部牵头建立信息沟通平台，群号为：XXXXX。(要求:各参建单位主要管理人员及指定信息接收员，务必加进信息平台对接工作）

1)指定信息接收员，需对其授权。

2)在信息平台有义务接收并下载总包方上传各类文函（如：会议纪要、紧急通知、工作联系单等各类文函）,不是重要文函的，总包不再下发纸质版，线上接收为准。

3)做到信息签领、接收、下载、传达及时。

4)按月更新上报人员通讯录。

2、往来文件

分包单位向总包发文只限于工作联系权限。

1)无日期不予以接收授理

2)无编号、或跳号不予以接收授理

3)无项目经理签发不予以接收授理 

4)无加盖项目章不予以接收授理

3、不得拒收

分包单位不得拒收、拒签收总包项目部所发的任何函件、整改、通知、施工措施、方案等文件，严重者将按不服从总包的统一管理进行处理。如由有异议可用回函解决。

4、处罚无须确认

总包项目部的任何处罚无须分包单位签字确认，总包所发正式盖章函件即为扣款依据。

5、及时回复

总包项目部所发指令性函件必须立即实施，并在接到函件两小时之内予以回复（口头承诺、电话、短信、电邮、书面文件等有效方式）。超时未复者，所造成后果自行承担。

6、文件管理

分包单位必须制定文件管理制度保证函件的流通、渠道畅通，因分包单位文件管理不善造成的一切后果分包单位自行承担。

7、疑问处理

分包单位所有关于图纸和方案的疑问、进度计划表、材料审批申请、索赔、结算书，都必须以书面的形式报至总包项目部，否则一律无效，所造成损失由分包单位自行承当。